En tant qu’entrepreneur, vous savez qu’émettre des factures est essentiel au maintien de votre activité. Pour que les bonnes informations soient incluses dans vos factures, il est important de prendre note de ce qui doit y figurer. Il est également important que vous compreniez à quel moment chaque élément d’information doit être inclus dans la facture et quel espace est alloué aux différentes parties de celle-ci. Si vous ne suivez pas ces directives, vos factures ne contiendront pas toutes les informations nécessaires et pourront même dérouter les clients par leur contenu ou leur formatage.
Ce mini-guide abordera tout ce que les entrepreneurs doivent savoir afin d’ établir une facture en évitant ces pièges et de s’assurer que leurs factures sont complètes et d’aspect professionnel à tout moment :
- Qu’est-ce qu’une facture ?
- Comment créer une facture
- L’importance de garder toutes vos factures
1. Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document envoyé à un client pour demander le paiement de biens ou de services reçus. Le terme peut également être utilisé pour désigner tout type de reçu donné pour une transaction effectuée par une entreprise. Une nouvelle facture doit comprendre à minima les mentions obligatoires suivantes :
- Le nom et l’adresse du client à qui la facture est adressée
- Une liste de tous les articles qui ont été livrés ou fournis, avec leur prix respectif
- Le montant total en bas de la facture, qui reflète le prix total de tous les articles figurant sur la liste
- La date, l’heure et le lieu d’émission de la facture
- Un numéro de facture unique
- Des instructions spéciales pour le paiement
2. Comment écrire une facture ?
Il existe de nombreux logiciels disponibles en ligne qui peuvent vous aider à créer une facture automatiquement une fois les informations saisies.
Vous devrez en trouver un qui soit compatible avec votre système d’exploitation et savoir comment l’utiliser avant de commencer à générer des factures.
Voici quelques éléments que vous voudrez inclure dans la facture :
- Le symbole de la devise
- Le montant dû
- La date de livraison
- Conditions de livraison
- Des instructions spéciales pour le paiement
Si vous ne voulez rien débourser pour le moment, vous pouvez également le faire de façon manuelle : We propose a free model to download, which you’il vous suffira d’ouvrir avec Adobe Reader et de modifier directement avant de l’envoyer à vos clients.
N’hésitez pas à figurer également l’adresse où il est possible de télécharger vos mentions légales, afin de préciser les pénalités de retard en cas de retard de paiement. En effet, en fonction de la date d’émission de la facture, vous pouvez très bien préciser dans quels délais votre ou vos clients peuvent régler le montant de votre prestation de service.
-> Télécharger le modèle de facture électronique
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous devez le mentionner en bas de la facture avec une phrase du type « TVA non applicable, aritlce 293B du CGI »
3. L’importance d’archiver toutes vos factures
Beaucoup de gens pensent qu’une fois qu’une facture a été payée, elle doit être jetée ou archivée. La raison en est qu’une entreprise ne peut pas facturer un client pour quelque chose qui a déjà été payé.
Cependant, il est préférable de conserver toutes les factures car elles peuvent être utilisées dans le cadre d’une demande de garantie, d’un remboursement, d’un litige de paiement ou d’autres types de remboursements à l’avenir.
Elles sont également cruciales en cas de contrôle fiscal ou d’un contrôle de l’URSSAF : en effet, vos factures permettent de justifier les montants crédités sur votre compte bancaire. Pour information, vous devez garder une trace de vos factures pour une durée de dix ans minimum !
Vous n’avez pas envie de vous occuper de vos factures ? Nous pouvons le faire pour vous !
Ne perdez pas une minute de plus à vous préoccuper de l’aspect de vos factures lorsqu’elles sont diffusées dans le monde.
Laissez-nous nous occuper de tout cela pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : le développement de votre entreprise ! Lorsque nous envoyons une facture en votre nom, les gens vont voir à quel point vous êtes professionnel et performant.
Et grâce à notre service, vous n’aurez plus à vous inquiéter de manquer une date d’échéance, car nous nous assurons que tout est envoyé immédiatement !
Vos clients ne pourront pas non plus attendre le jour de la paie pour payer, car ils sauront exactement ce qu’ils doivent grâce à notre formatage clair et à notre langage concis dans toutes les factures que nous leur envoyons. Alors ne perdez plus de temps à essayer de ne pas gâcher quelque chose d’aussi simple qu’une facture – laissez-nous nous en occuper !
